Tahsilat sisteminizin, ödemelerinize ayak uyduracak kadar hızlı gerçekleşmesi gerekir. Aksi takdirde ödemeleriniz aksar ve bu durum beraberinde pek çok riski doğurur. Dolayısıyla riskleri en aza indirmek isteyen işletmeler, nakit akışını korumak için her türlü önlemi almalıdır. Değişen ekonomiyle, olası afet ve toplumsal olaylarla ve finansal dalgalanmalarla her an karşı karşıya kalabileceğimiz düşüncesiyle hareket etmek, tahsilat sürecini yönetmenin öncelikli bir adımı diyebiliriz.
İnsan kaynağının oldukça etkili kullanılması gereken bu süreçte tahsilat ekibinin zamanında ödeme alma üzerine odaklanması gerekiyor. Yola, müşterileri tanıyarak ve davranışlarında meydana gelecek değişikliklere karşı hazırlıklı olarak çıkılabilir. Doğru müşteri analizi, ödemenin ne derece risk altında olup olmadığına dair kilit bir öneme sahip. Tutarlı ve güncel verilerle yeterli yazışmalar sağlanarak uygun olan tahsilat stratejisini hayata geçirmek, nakit akışını hızlandırmanın en mükemmel yollarından biridir.
Tahsilat Sırasında Meydana Gelecek Riskleri Azaltmada İzlemeniz Gereken 5 Adım
1. Müşteriyi Tam Olarak Anlamak için Verilerden Yararlanın
Müşterilerinizle sık sık iletişim kurun. Etkili bir CRM sistemiyle müşterilerle açık bir iletişim sürdürmek, potansiyel sorunları daha ortaya çıkmadan önlemeyi kolaylaştırır. Müşteri ziyaretinin sıklığı artırılarak ilişkiler sıcak tutulmalı ki müşteriyi yakından tanıyarak doğru stratejiler geliştirilebilsin. Müşterilerinizin düzenli olarak kredi kontrolünü yapın. Bu yöntem size, ödeme yapma olasılığı yüksek müşterileri belirlemenize yardımcı olmasının yanında ödeme yapacağı zaman hakkında da bir fikir verecektir. Müşterileri geç ödeme riskiyle karşı karşıya olabilecekleri konusunda önceden uyarabilir ve buna göre takibini sağlayabilirsiniz. Müşteriniz ödeme süresinde sizin tarafınızdan aranmayı mı bekliyor, müşteri ile ilgili herhangi bir değişiklik söz konusu mu gibi sorulara yanıt aramalısınız. Müşterinizin nasıl tepki verdiğini ve onu ödeme moduna geçirmek için neye ihtiyacı olduğunu bilmek, tahsilat sürecinizde size avantaj sağlayacaktır.
2. Faturalama Sürecinizi Sürekli Güncel Tutun
Müşteri faturalandırma sisteminizi standartlaştırın. Faturalarınız doğru bilgileri içermiyorsa veya doğru kişiye gönderilmiyorsa ödemeler de gecikecektir. Bu sebeple düzenli olarak fatura sorguları yaptığınızdan ve sıklıkla güncellediğinizden emin olmalısınız. Bu süreci düzenli bir sistematiğe oturtmak size hem zaman kazandıracak hem de erken tahsilat fırsatı sağlayacaktır. Yeni bir müşteriyle çalışmaya başlarken de bu fatura sistematiği üzerinden ilerlemeniz gerekiyor. Satıcıyla yapılan anlaşmayı temsil eden bir belge niteliğindeki PO numaralarını, fiyat ve ödeme koşullarını ve müşterinizin diğer taleplerini (örneğin bazı müşteriler faturalarını e-posta yoluyla almak istiyorlar) sıraladığınız bir liste oluşturmak işinizi kolaylaştıracaktır. Faturanın üzerine ödeme koşullarınızı ve her türlü gecikme faizini ekleyin. Faturalandırma döngüsünü haftada bir şeklinde düzenlemek veya ayın başında fatura kesmek, tahsilat sürecini hızlandırmak için kullanabileceğiniz diğer seçeneklerdir.
3. Özel Bir Tahsilat Ekibine Sahip Olun
Tahsilat yönetimindeki en ufak bir aksaklık çığ gibi büyüyen sorunlara yol açabilir. Tam da bu sebeple doğru müdahalelerde bulunmak için eğitilmiş bir ekip şart. Ekibin böylesine karmaşık bir alana kolayca uyum sağlayabileceğinden ve bu risklerle baş edebileceğinden emin olun. Rutinlerde meydana gelen herhangi bir değişiklikte müşteriyle etkileşimi hızlandırmak veya onlara fatura hakkında hatırlatmalar yapmak işinizi en başından kolaylaştıracaktır. Tüm tahsilat süreci boyunca müşterilerinizi ihtiyaçlarına göre yolculuğa çıkarın. Tahsilatlarınız için Octet’i kullandığınızda hem daha az sayıda tahsilat personeline ihtiyaç duyar hem de işinize daha fazla zaman ayırabilirsiniz.
4. Esnek Ödeme Yöntemleri Sunun
Müşterinin size ödeme yapmasını kolaylaştırın. En çok göz ardı edilen unsurlardan biri de ödeme seçeneklerinin azlığıdır. Tüm standart ödeme seçeneklerini sunmaya özen gösterin. Yıllık ödemenin tutarına göre taksit imkanları sunun. Müşteriye sunduğunuz desteğin yanında, sizinle nasıl iletişim kuracakları hakkında bilgilendirici kanallar kullanın. Müşterinin ödeme yapacağından emin olmak ve daha doğru iletişim kurabilmek için ödeme tarihinden önce mutlaka telefon görüşmesi yapın. Bu müşterileri faturalarını ödemeye teşvik etmenin etkili bir yoludur. Tüm bunları nasıl yapacağınızı bilmiyorsanız Octet’i kullanın. Octet bu ve daha fazla esnek ödeme yöntemini size sunar ve müşterilerinizin ödeme yapmasını kolaylaştırır.
5. Tahsilat Sürecinizi Sistematikleştirin
Tahsilat stratejinizi mutlaka sistematize edin. Müşterilerinizi segmentlere ayırmanız onların ödeme davranışlarına göre hareket etmenize olanak sağlar. Hatırlatıcıları faturalara değil müşteri bakiyelerine göre ayarlamanız önemli. Geciken bir ödeme durumunda müşteriye ilk gün kişiselleştirilmiş bir e-posta ile gönderin. Ardından ödeme tahsil edilene kadar sık sık hatırlatıcılar yönlendirmeniz süreci hızlandırabilir. Müşterinin vadettiği tüm sözleri elektronik bir dosyada kaydedin. Bu zorlu müşterilere karşı elinizde güçlü bir veri bulundurmanız ve ödemeyi daha kolay alabileceğiniz anlamına gelir. Vadesi en çok geçmiş faturalardan, ödenmemiş en büyük müşteri ödemelerine kadar ayırt etmenizi sağlayan bu yöntem hem sizin planlı hareket etmenizi hem de müşterinin ödeme yapmaya hazır olmasını sağlar. Karmaşık mı geldi? Tüm bunları Octet ile otomatikleştirebilirsiniz.
Tahsilatla riskini azaltacak bu 5 yöntem aynı zamanda verimliliği arttırmak, daha hızlı ödeme alınmasını sağlamak, düşük maliyet ve azaltılmış insan hatası gibi faydalar sağlayacağından uzun vadede tahsilat stratejinizin olmazsa olmaz adımları haline gelecektir.
Octet, sunduğu dijital tahsilat ve ödeme yöntemleri ile nakit döngüsünün alıcılar için uzun, satıcılar için kısa olmasını sağlayan bir tedarik zinciri yönetim ve finansman portalıdır. Başvuru linkine tıklayarak Octet avantajlarından hemen yararlanmaya başlayabilirsiniz.
